Controleklaar archief

Onze klanten krijgen van elk boekjaar een controleklaar archief van de boekhouding terug dat minstens zeven jaar bewaard moet worden

Complete boekhouding van elk boekjaar
Complete boekhouding van elk boekjaar

Als afsluiting van onze werkzaamheden krijgen onze klanten alle stukken terug die ze hebben aangeleverd, geordend achter tabbladen en compleet gemaakt met afdrukken van de dagboeken, het grootboek en de uitgebrachte jaarrekening. De klant is hiermee onafhankelijk geworden van Debet boekhoudburo in die zin dat hij zelf alle toekomstige controles van de belastingdienst en anderen kan afdoen. Alleen van een eventuele salarisadministratie blijft de documentatie bij ons, omdat die over meerdere jaren actueel is. Zou echter de relatie met ons buro worden beëindigd, dan krijgt de klant ook van de salarisadministratie een goed toegankelijk archief terug.

Waarom alles op papier moet

Papier is geduldig, wanneer een papieren archief droog wordt opgeslagen, blijft het tientallen jaren leesbaar en doorzoekbaar. Wij weten dat digitale opslag wordt toegestaan door de overheid, maar onze ervaring leert dat door allerlei oorzaken database files soms na drie jaar al niet meer door de nieuwe geüpdate versie van het boekhoudprogramma kunnen worden weergegeven. Backups kunnen al niet meer worden teruggezet. Gezien de bewaarplicht van 7 jaar, kan dit voor de klant ernstige gevolgen hebben. De enige manier om zeker te weten dat een boekhouding na zeven jaar nog kan worden geraadpleegd, is het afdrukken van alles en dan die afdrukken samengevoegd met de boekingstukken in een logisch opgebouwd archiefdossier te bewaren.

Vermijden van plastic
Door de speciale kartonnen tabbladen en het bijzondere inbindsysteem, is het archief goed te raadplegen.
Door de speciale kartonnen tabbladen en het bijzondere inbindsysteem, is het archief goed te raadplegen.

Uit het oogpunt van milieu proberen wij het gebruik van plastic zoveel mogelijk te beperken. Wij gebruiken daarom uitsluitend kartonnen tabbladen en scheidingsstroken. Als tabblad hebben wij een model in gebruik genomen dat een goede lokatieaanduiding kan geven tot op 11 posities en als je er iets van afknipt, zelfs tot 13 posities.

Onderdeel van onze visie

De gedetailleerde opzet van het controleklare archief is een onderdeel van onze visie.